Independence – Freedom – Happiness
Mẫu biên bản xác nhận công nợ bằng song ngữ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM/ SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc/ Independence – Freedom – Happiness
BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ/ MINUTES OF DEBT CONFIRMATION
–Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa/ Pursuant to the record of goods delivery and receipt;
–Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên/ Pursuant to the agreement between the two parties;
Hôm nay, ngày … tháng … năm 20.., tại địa chỉ ……., chúng tôi gồm có:/ Today, day … month … 20.., at ………, we include:
BÊN A: Công ty ………/ PARTY A: Company …………
Điện thoại liên hệ: ………/ Contact phone: ………….
Đại diện: ………Chức vụ: ……/ Represent: ………. Position: ………….
BÊN B: Công ty ……/ PARTY B: Company …………
Điện thoại liên hệ: …………./ Contact phone: ………….
Đại diện: ……… Chức vụ: …………/ Represent: ……. Position: …………
Cùng nhau xác nhận về công nợ từ ngày …… đến ngày …… cụ thể như sau:/ Together confirm the debt from …… to …… as follows:
1. Công nợ chi tiết/ 1. Detailed debt:
– Hóa đơn số ……..xuất ngày …….. với số tiền …… (Chưa thanh toán)/ Invoice No. …….issued date ……. with amount …… (Unpaid)
– Hóa đơn số ……..xuất ngày …….. với số tiền …… (Chưa thanh toán)/ Invoice No. …….issued date ……. with the amount …… (Unpaid).
– Tính đến hết ngày …….. Bên A còn phải thanh toán cho Bên B số tiền là:……….(Bằng chữ:……….)/ By the end of ………….. Party A still has to pay Party B the amount:……….(In words:…….)
3. Thỏa thuận khác:/ 3. Other agreement:
– Cam kết trả nợ trước ngày……/ Commitment to repay the debt before ………….
– Lãi suất chậm trả áp dụng……/ Interest rate for late payment ………
– Phạt vi phạm hợp đồng nếu sai phạm…/ Penalties for breach of contract if violations …………
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên/ This minutes is made into 02 copies with equal validity. Each party keeps 01 copy as the basis for future payment between the two parties.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
REPRESENTED BY A REPRESENTED BY A
(Signature and full name) (Signature and full name)
Ý nghĩa của việc xác nhận công nợ:
– Biên bản xác nhận công nợ là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương, được các bên tham gia xác lập nhằm làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên. Hay có thể hiểu, biên bản xác nhận công nợ là căn cứ pháp lý xác lập nghĩa vụ tài chính giữa các bên tham gia giao dịch thương mại với nhau. Nó có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp đồng thời liên quan đến các hoạt động kê khai thuế với cơ quan nhà nước. Cụ thể như sau:
+ Biên bản xác nhận công nợ là những khoản chi phí phát sinh. Nó được xem là khoản chi trả bắt buộc, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải có nghĩa vụ cùng nhau thực hiện.
+ Biên bản xác nhận công nợ được lập ra giúp công ty, doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình các khoản nợ trong kỳ hạn thực hiện nghĩa vụ, đồng thời phân loại các nhóm khoản nợ. Từ đó, đưa ra biện pháp xử lý công nợ đến bước xử lý theo quy định pháp luật điều chỉnh.
+ Biên bản xác nhận công nợ được xem là một trong những căn cứ pháp lý, xác lập trách nhiệm, nghĩa vụ trả nợ của các bên với nhau, buộc các bên phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán các khoản vay của mình. Nó giúp bên cho vay nợ được đảm bảo vệ khoản cho vay của mình. Ngược lại, nó giúp bên nợ phải chịu trách nhiệm thanh toán với khoản vay của mình. Bởi trong thực tế, khi các bên liên doanh với nhau thực hiện hoạt động thương mại bất kỳ, rất dễ xảy ra tình trạng trốn tránh nghĩa vụ trả nợ hoặc một trong hai bên đẩy số nợ cao hơn so với thực tế nhằm phục vụ cho lợi ích riêng của bên mình. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của bên còn lại trong giao dịch, vi phạm quy định của pháp luật về giao kết hợp đồng thương mại. Khi có biên bản xác nhận công nợ, các bên sẽ tự kiểm tra xem giá trị công nợ mà bên còn lại chỉ ra có đúng hay không, từ đó đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp, bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp mình.
Ví dụ: Công ty TNHH một thành viên Minh Trí, chuyên sản xuất cá giống. Công ty Minh Trí thực hiện giao kết hợp đồng với công ty Cổ phần Minh An, chuyên cung cấp thức ăn cho cá. Theo đó, hai bên thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng như sau: Bên phía công ty Cổ phần Minh An chịu trách nhiệm cung cấp nguồn thức ăn cá giống cho công ty TNHH Minh Trí. Nguồn thức ăn mà công ty Minh Tí cung cấp phải đảm bảo chất lượng như đã thỏa thuận (bao gồm cả các thành phần tạo lập nên sản phẩm), số lượng cung cấp phải đầy đủ theo hàng tháng. Đồng thời, trong hợp đồng ghi rõ, khi giá trị của các thành phần sản xuất nên thức ăn cao thì giá cả của của nguồn thức ăn cung cấp cũng cao. Mỗi năm, công ty Minh Trí sẽ thanh toán cho công ty Minh An 2 lần. Giá trị của hợp đồng là 3 năm, từ năm 2018 đến 2021. Cuối năm 2020, giá của nguyên vật liệu làm ra thức ăn ăn cho cá tăng lên, do đó, tiền mà bên Minh Trí phải trả cũng tăng. Cụ thể, giữa năm 2020. công ty Minh Trí đã thanh toán cho bên Minh Trí khoản tiền thức ăn cho cá lần hai trong năm 2020 cho công ty Minh An. Tuy nhiên, sau đó 1 tháng, giá nguyên vật liệu tăng. Do đó, số tiền mà bên Minh Trí đưa không đủ. Bên Minh An đã liên hệ, hai bên làm biên bản xác nhận công nợ với nhau. Thông qua biên bản công nợ này, công ty Minh Trí biết công nợ của mình đến đâu, kiểm tra và xác nhận. Điều này giúp quyền lợi của cả hai công ty được bảo đảm.
Do đó, có thể thấy, biên bản xác nhận công nợ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các bên tham gia hoạt động hợp tác kinh doanh. Nó được xem là căn cứ pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng. Hơn hết, nó tạo ra sự minh bạch, rõ ràng, tránh trường hợp vi phạm, tranh chấp xảy ra.
DOL có 15+ cơ sở tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng
Công nợ là một trong những vấn đề mà mọi doanh nghiệp cần phải quản lý sát sao. Nếu không cẩn thận sẽ gây nên những thất thoát lớn và rủi ro không thể khắc phục.
Mẫu xác nhận công nợ là một trong những văn bản, tài liệu bắt buộc trong quy trình quản lý này. Lập và lưu trữ biên bản xác nhận công nợ được thực hiện bởi các kế toán công nợ.
Xác nhận công nợ và biên bản đối chiếu: Đối với cơ quan thuế thuế, biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ là biên bản không thể thiếu bởi vì đó là căn cứ để kiểm tra quá trình thanh toán (nhất là thanh toán qua ngân hàng) có thực hiện đúng quy định hay không. Tiếp đó đối với doanh nghiệp thì biên bản đối chiếu này cũng rất cần thiết để kế toán kiểm tra, kiểm soát các khoản nợ của DN với nhà cung cấp, với khách hàng có thực hiện thanh toán đúng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết không.
2. Khi nào sử dụng mẫu biên bản xác nhận công nợ?
Trong hoạt động của doanh nghiệp, công nợ được hiểu là những khoản tiền chưa thanh toán phát sinh từ hoạt động mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp với các đối tác.
Có thể chia công nợ trong doanh nghiệp thành 02 loại:
Công nợ phải thu: bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền;
Công nợ phải trả: bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền.
Trong đời sống xã hội, công nợ được hiểu là những khoản vay, mượn các bên chưa thanh toán với nhau.
Khi cần xác nhận lại chính xác những khoản nợ giữa doanh nghiệp với các đối tác, giữa cá nhân với cá nhân thì 02 bên lập Biên bản xác nhận công nợ sau khi đối chiếu các khoản nợ với nhau.
Trong Biên bản xác nhận công nợ cũng có thể thêm cam kết thời gian trả nợ.
Biên bản xác nhận công nợ là một thủ tục khá quan trọng. Nó giúp các bên có cơ sở, trung gian để thực hiện việc xác nhận, đối chiếu cũng như cam kết về thời điểm có khả năng trả nợ. Trong các hoạt động kinh doanh lớn, biên bản xác nhận công nợ được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục, do bộ phận kế toán đảm nhiệm và lưu trữ.
Việc xác nhận công nợ bằng tiếng Anh là cần thiết trong các giao dịch quốc tế hoặc khi cần cung cấp bằng chứng về khoản nợ cho các cơ quan chức năng. Mẫu biên bản xác nhận công nợ bằng tiếng Anh cần được lập một cách chính xác và đầy đủ thông tin để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của nó. Hãy cùng tìm hiểu về biên bản này qua bài viết sau đây.
Công nợ là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình hợp tác kinh doanh giữa các bên. Những khoản chi phí này có thể xuất hiện do đáp ứng các lợi ích liên quan đến các bên hoặc là những chi phí chưa được lường trước khi ký kết hợp đồng. Công nợ là trách nhiệm mà các bên phải thực hiện hoàn trả cho nhau.
Xác nhận công nợ là một hoạt động diễn ra sau khi đối chiếu các khoản nợ giữa doanh nghiệp và đối tác, hoặc giữa cá nhân với cá nhân. Nó giúp xác định trách nhiệm giữa các bên về các khoản vay và quyền, nghĩa vụ của các bên liên quan đến công nợ đã hình thành. Khi đó, người ta thường làm biên bản xác nhận công nợ, đó là loại văn bản thống kê lại những khoản nợ của các bên. Biên bản này giúp các bên xem xét, kiểm tra lại các khoản nợ và thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
